Antragsbewilligung

Projektförderung durch die ALG

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Verfahren der Antragsbewilligung

Verfahren der Antragsbewilligung
Welche Schritte unternommen werden müssen, um die Fördergelder der ALG zu erhalten

Sofern der Vorstand der ALG sich für die Förderung eines Projektes ausgesprochen hat, werden Sie von der Geschäftsstelle so schnell wie möglich nach der Vorstandssitzung schriftlich darüber informiert.
In diesem ersten Schreiben finden Sie die Formulierung, daß Ihnen die Förderung "in Aussicht" gestellt wird. In der Regel liegt zum Zeitpunkt der Entscheidungen des Vorstands noch kein Bescheid über die bewilligten Mittel des Bundes für das nachfolgende Jahr vor. Das liegt daran, daß die ALG selbst nicht institutionell, sondern aus Projektmitteln gefördert wird. Erst in den ersten Monaten des neuen Jahres erhält die ALG vom Bundesverwaltungsamt (BVA) einen Bescheid über die Förderung durch den Bund. Nur dann kann die Förderung durchgeführt werden bzw. zugesagt werden.

Allerdings hat diese Formulierung auch noch einen anderen Hintergrund, der in den Handlungsbereich der beantragenden Einrichtung fällt. Beispielsweise kann es vorkommen, daß eine Förderung für ein Projekt beantragt wurde, das dann nicht in dem geplanten Umfang durchgeführt werden kann (z. B. weil Mittel nicht eingeworben werden können). Bei der im Schreiben der Geschäftsstelle "in Aussicht gestellten" Förderungssumme handelt es sich um eine "Höchstsumme". Das heißt, wenn ein Projekt z. B. mit 50.000 Euro veranschlagt wurde und dann auf 20.000 Euro reduziert werden muß, weil sich nicht genügend Sponsoren finden, das Programm nicht realisierbar ist o. a., kann die ALG selbstverständlich eine Förderung beispielsweise in diesem Fall in Höhe von 10.000 Euro nicht aufrecht erhalten. Die Fördersumme würde sich dann entsprechend prozentual verringern. Die "in Aussicht gestellte" (Höchst)Fördersumme wäre also hinfällig.

In dem ersten Schreiben finden Sie ebenfalls den Hinweis, daß Sie spätestens sechs bis acht Wochen vor Veranstaltungsbeginn unaufgefordert einen endgültigen ausgeglichenen Finanzplan an die Geschäftsstelle der ALG schicken müssen. Den endgültigen Finanzplan benötigen wir, da in den seltensten Fällen die zum Zeitpunkt der Antragstellung geplante Finanzierung bestehen bleibt.

Da es sich um Projektfördermittel handelt, dürfen wir Ihnen die Mittel frühestens 8 Wochen vor Beginn der Veranstaltung zur Verfügung stellen. Sofern es sich um langfristig zu planende Projekte wie beispielsweise Ausstellungen handelt, findet sich in Absprache mit der Geschäftsstelle der ALG sicherlich auch ein anderer Weg, bzw. kann der vorzeitige Maßnahmebeginn gestattet werden.

Wichtig ist auch, daß wir von Ihnen ein endgültiges Programm zu diesem Zeitpunkt erhalten.

Anhand dieser von Ihnen eingereichten Unterlagen müssen wir überprüfen, ob das von Ihnen dann durchzuführende Projekt auch dem entspricht, für das Sie einen Antrag eingereicht hatten. Veränderungen innerhalb der Referentenlisten, kleinere Programmerweiterungen, -abänderungen oder ausfälle haben hinsichtlich der Förderung keine Auswirkungen. Gegenstandslos sind auch kleinere Veränderungen im Finanzplan oder in einzelnen Positionen desselben, sofern es sich im Zusammenhang um zu vernachlässigende Beträge handelt (z. B. war das Projekt mit 50.000 Euro veranschlagt, kostet dann aber nur 49.000 Euro u. ä.). Im Zweifelsfall wenden Sie sich bitte an die Geschäftsstelle der ALG.

Der dann von Ihnen eingereichte Finanzplan und das endgültige Programm werden Grundlage des dann von uns ausgestellten Bescheides über die Förderung. In diesem "Bescheid" finden Sie alle für die Förderung notwendigen Angaben:

auf welches Projekt sich die Förderung bezieht
(Thema der Veranstaltung, Veranstaltungsdatum, Veranstaltungsort)
die Art der Finanzierung
(in aller Regel fördert die ALG im Rahmen der Festbetragsfinanzierung)
die Höhe der Fördersumme
ggf. auf welche Positionen im Finanzplan sich die Förderung bezieht
(dies ist z. B. bei mehreren Förderungen durch verschiedene Zuwendungsgeber sehr hilfreich)
daß die Bundeshaushaltsordnung, insbesondere die Bestimmungen für Projektförderungen zu beachten sind (siehe dazu in diesem Heft S. 33 Merkblatt zur Projektförderung und S. 35 Merkblatt zum Bundesreisekostengesetz)
wie und in welchem Zeitraum eine Abrechnung des Projektes vorgelegt werden muß
daß und auf welche Weise auf die Förderung der ALG hingewiesen werden muß
daß nicht verbrauchte Mittel zurückgezahlt werden müssen
und unter welchen Bedingungen die ALG von dem Vertrag zurücktritt.

Auch nach Auffassung der Prüferinnen des Bundesverwaltungsamtes ist dieser "Bescheid" eigentlich zu lang und mit zu viel "beamtendeutsch" bestückt. Andererseits haben wir aber gerade vom Bundesverwaltungsamt von dem für uns zuständigen Referat bestimmte Auflagen (bis hin zur vorgegebenen Formulierung) bekommen, was genau in diesem "Bescheid" zu stehen hat. Die ALG selbst würde eine einfachere Methode bevorzugen. Daran arbeiten wir noch. Nach Auffassung des Bundesverwaltungsamtes müssen auch alle rechtlichen Belange geklärt und aufgeführt sein.

Den Förderbetrag erhalten Sie auf das Konto der Einrichtung überwiesen, wenn Sie die beigefügte "Erklärung" unterschrieben haben, in der Sie sich mit den Bedingungen der Förderung einverstanden erklärt haben. Diese Erklärung muß von einem gesetzlichen Vertreter der Einrichtung unterschrieben sein, da es sich hier um den eigentlichen Abschluß eines privatrechtlichen Vertrages handelt (in der Regel ist es die Seite 4 unseres Schreibens an Sie). Sobald uns die unterschriebene Erklärung vorliegt, wird der Betrag von uns überwiesen.

Im Verwendungsnachweis, der Abrechnung der Projektgelder, listen Sie die entsprechenden Positionen, wie sie Sie auch im Finanzplan angeführt hatten, auf und legen die entsprechenden Originalbelege bei. Bei einigen Veranstaltungen und Einrichtungen bzw. bei kleineren Fördersummen ist auch das "vereinfachte" Abrechnungsverfahren möglich. Dieses Verfahren bedeutet, daß Sie nur noch die entsprechenden Kosten auflisten, aber keine Belege mehr beilegen müssen. Ob für Ihr Projekt bzw. für Ihre Abrechnung dieses Verfahren möglich ist, können Sie ebenfalls dem "Bescheid" der Geschäftsstelle entnehmen.

Festzuhalten bleibt, daß das ganze Verfahren zwar einigermaßen bürokratisch durchgeführt werden muß, aber die ALG sehr bemüht und bestrebt ist, den Aufwand so gering wie möglich zu halten. Aller Erfahrung nach hat sich gezeigt, daß im einzelnen Gespräch Unklarheiten und Unsicherheiten schnell ausgeräumt werden können. Empfehlenswert ist auf alle Fälle, sich bei allen Fragen, die in diesem Zusammenhang stehen, direkt an die Geschäftsstelle der ALG zu wenden. Bisher hat sich immer eine Lösung finden lassen, die nicht nur dem Zuwendungsrecht, sondern auch dem Antragsteller gerecht wurde.

Christiane Kussin

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